Es posible que tu organización ya tenga un sistema de administración de contenido empresarial (ECM) instalado. Muchas organizaciones instalan un sistema de gestión de contenido basado en un caso de negocio basado en la facilidad y el control del acceso, el almacenamiento y la indexación estandarizados y la retención de registros adecuada. El objetivo es, en última instancia, crear ahorros de costos para la organización. Sin embargo, estos beneficios son difíciles de obtener si los procesos manuales preceden a la colocación de documentos en el sistema ECM. Los metadatos, el etiquetado y los controles incoherentes e inciertos conducen a los mismos problemas, ¡en el entorno de ECM! El problema no se resolvió y la inversión en el sistema de ECM no devuelve los controles financieros, de productividad y de riesgo que se esperaban. Hemos visto este problema una y otra vez.
Creemos que el mayor aprovechamiento que puedes obtener al darte cuenta de los beneficios de la administración de contenido se está centrando realmente en el problema de organizar el contenido de manera consistente a través de las reglas, la automatización y los controles, sin comenzar con el final de la cadena, el mecanismo de almacenamiento. Lo que esto significa es que, independientemente de tus objetivos de estrategia de contenido, el trabajo para cambiar comportamientos e instalar mecanismos que creen una consistencia de contenido en términos de nomenclatura / clasificación, etiquetado, indexación y extracción de valor deberían ser los primeros pasos en tu elección de contenido. Obtener ese derecho lleva al valor máximo derivado de tu aspecto de almacenamiento de tu instalación de ECM, ya sea en la nube, en unidades compartidas o en un repositorio de contenido como IBM Filenet.
Pero incluso si ya tienes una instalación, no es demasiado tarde. Se aplican las mismas reglas. Establece mecanismos automatizados que puedan rastrear tu contenido y añade etiquetas coherentes, índices de indexación y reglas de clasificación. La parte clave es establecer cuales son esas reglasy después implementando en lo posible utilizando la automatización, vs. acciones manuales.
Kina puede ayudarte a ti y a las organizaciones a resolver este desafío. Nuestra plataforma de procesamiento y captura de documentos automatiza el trabajo requerido para nombrar, clasificar y separar documentos, indexar y extraer valores de manera adecuada, aplicar etiquetas, validar la integridad, agregar información complementaria y ubicarla en un entorno de almacenamiento. De esta manera, te permitimos que te centres en el trabajo que realmente importa y que adaptes tus reglas, políticas y lógica empresarial a tu organización.
